Kot vodja ste se verjetno že kdaj srečali s katero od spodnjih domnev...
"Biti zaseden pomeni biti produktiven."
"Produktivni ste lahko le, če svoje ideje zadržujete zase in delate, kar vam naročijo."
"Produktivni ste lahko le, če vsak dan sestavite seznam opravkov in ob koncu delavnika označite vse, kar vam je uspelo narediti."
To so samo nekatere izmed trditev, ki so jih mnogi navajeni od vodij ekip, direktorjev ali lastnikov podjetij. In kot nekdo, ki je nekoč bil del raznoraznih ekip in vodilnega kadra, lahko iz lastnih izkušenj povem, da takšni pristopi na ekipe ne delujejo pozitivno. Pravzaprav velikokrat delujejo kot bumerang in se lahko kaj hitro obrnejo proti vam. Ker pa si močno želim, da se to vam ne bi zgodilo, vam v spodnjem zapisu predstavljam 5 mitov, v katere veliko vodij še vedno verjame. Poleg tega pa tudi utemeljim, zakaj je morda čas, da nanje pogledate iz drugega zornega kota…
#1: Delo na daljavo je enako delu v pisarni
Dejstvo je, da nas delo na daljavo žene k daljšemu delovnemu času, saj imamo “pisarno” stalno poleg sebe. Tako se lahko ulovimo v začarani krog nenehnega reševanja delovnih nalog, vsakič ko imamo nekaj prostih minut. Iz stališča vodje je to morda celo pozitivno sprejeto. A dejstvo je, da je tak delovnik daleč od produktivnega. Precej bolje je, da ima zaposleni tudi doma rezerviran čas, ko dejansko dela ter čas, ko se odklopi, ga preživi z družino ali si privošči krajši sprehod - četudi je to znotraj običajnega delovnika (torej časa, ko bi sicer bili v pisarni).
Nekateri vodje so glede tega zelo staromodni in dejansko želijo, da so njihovi zaposleni na razpolago točno od začetka uradnega delovnega časa do konca. Pozabljajo pa, da je lahko ravno fleksibilno razporejanje delovnega časa razlog za večjo produktivnost zaposlenih. Nekaterim namreč bolj ustreza, da nekaj dela opravijo že zgodaj zjutraj ali pozno popoldan. Zato so tudi razne zahteve vodij, da zaposleni pošiljajo poročila o delu med uradnim delovnikom popolnoma nesmiselne. Ali vam je res bolj pomemna kvantiteta, kot kvaliteta opravljenega dela? Najverjetneje ne ...
Zato bi moj predlog bil, da se v začetku tedna oblikujejo glavne delovne naloge oz. določijo projekti, ki morajo biti do konca tedna zaključeni, potem pa dajte zaposlenemu čim bolj proste roke, da te naloge izpolni v svojem ritmu. Na ta način lahko tudi zaposleni razvije večji občutek odgovornosti, ki je na dolgi rok zelo dobrodošla lastnost vsakega izmed članov ekipe.
#2: Pritisk pomaga, da bo ekipa delala hitreje in produktivneje
Nerealistična pričakovanja in konstantno mikro vodenje s strani vodij, lahko hitrje privedejo do odsotnosti z dela in izčrpanosti. Ljudje so se že zaradi pandemije znašli v stresni situaciji in podzavestno morda celo prešli v način "produktivne panike". To pomeni, da mnogi delajo predvsem za preživetje in odplačevanje stroškov ter kreditov. Ker je že stres iz zunanjega življenja sam po sebi ogromen, je dodajanje pritiska, ne da bi ga podprli s primerno komunikacijo ali usmeritvijo, le še poslabševanje situacije.
Namesto tega, naredite seznam prioritet, določite skupne cilje in pomagajte ekipi pri usklajevanju. Kot vodja jim pomagajte načrtovati njihovo delo, z njimi spregovorite tudi o ne službenih temah (če je to zaželeno iz nasprotne smeri) in predvsem spodbujajte vzajemno sodelovanje med člani ekipe.
#3: Multitasking je dobrodošel in z njim lažje dosežemo končni rezultat
Študije so dokazale, da multitasking vodi do 40-odstotnega zmanjšanja produktivnosti, omejuje vašo pozornost, škoduje možganom in vpliva na naš IQ. Multitasking sicer navzven daje občutek visoke produktivnosti, a vse to je le iluzija. Opravljanje več projektov hkrati namreč samo doda stres in jemlje čas, potreben za dokončanje posameznih nalog na seznamu opravil.
Da bi se temu izognili raje delajte samo eno aktivnost hkrati dokler je ne zaključite, potem pa se lotitie druge in tako naprej. Prednostno se osredotočite na tisto, ki je najpomembnejša. Medtem ko se boste prebijali skozi seznam opravil, se boste samodejno motivirali in dobili občutek dosežka.
Prav tako pa lahko multitasking omejite s točno določenimi dnevnimi nalogami in ne dovolite, da vam nenujne stvari, ki lahko počakajo do naslednjega dne, uničijo delovni proces.
#4: Biti zaseden pomeni biti produktiven
Ko si predstavljate produktiven dan, kako je to videti? Na žalost je veliko ljudi enostavno zamenjalo izraza "zaseden" in "produktiven".
Seveda se vam morda zdi, da ste veliko naredili, če ste svojo mapo »Prejeto« uspeli zreducirati z 582 na 200, pa vendar - je to res najučinkovitejša poraba časa? Ali pa bi bilo bolje, če bi te ure namenili dokončanju nekega zelo pomembnega projekta?
Obstajajo različni načini, kako se izogniti "pasti zasedenosti", kot so...
#5: Prošnja za pomoč kaže na šibkost
V večini primerov vodje nosijo odgovornost, da se stvari kvalitetno naredijo do določenih rokov. V praksi pa se pogosto dogaja, da so vodje preobremenjeni tudi sami. V tem primeru je pomembno, da o tem spregovorite s svojo ekipo. Popolnoma naravno je, da tudi kot vodja čutite potrebo po oddihu. Vzemite si nekaj prostih ur ali se odklopite za cel dan. S tem poskrbite za to, da boste kos vsem zadanim izzivom, ki pridejo s podjetništvom.
Nenazadnje lahko samo srečen vodja pozitivno vpliva na angažiranost in produktivnost ekipe.
Za konec pa samo še tole...
Če ste vodja, je moj predlog, da začnete na takšen način: nehajte meriti svoje ljudi po urah, ki jih porabijo in se raje osredotočite na vrednost, ki jo ustvarijo. Naj bo to vaša glavna meritev. Ne pozabite pa tudi spodbujajti svoje zaposlene, naj si vzamejo čas zase čez dan in ob koncih tedna ter med počitnicami. Ko pa delajo, naj delajo kvalitetno. To je pot do resnične produktivnosti.
Živa